Un adecuado programa de facturación es una herramienta administrativa indispensable para emprendimientos y negocios en crecimiento. En el pasado han quedado los talonarios y las facturas de puño y letra. El dinamismo de las relaciones con los clientes actuales y el cumplimiento con una contabilidad ordenada y responsable exigen la modernización de los procesos de cobro. Imaginamos que si estás leyendo esto es porque no cuentas con un recurso como este y tu facturación no es del todo eficiente.
Si quieres que tu organización mejore los flujos de caja, evite las facturas sin pagar y optimice las transacciones de cobro con proveedores y clientes, es momento de actualizarla. Te mostramos todas las ventajas de tener un programa de facturación en tu negocio.
1. Eliminación de los duplicados
Los programas permiten implementar un sistema de emisión de facturas consistente, automático y correlativo, desechando la posibilidad de la aparición de registros duplicados que luego puedan generar enredos en la contabilidad. Los softwares con funciones para facturación mantienen la correlación, por lo que no tendrás dificultades para mantener los documentos de cobro bien organizados y en regla con lo que establecen las normas.
2. Máximo aprovechamiento del tiempo
Es demasiado el tiempo que toma hacer una factura manual o en programas como Word o Excel. Y, si tu equipo contable debe enviar más de una, el consumo de su jornada será excesivo, dejando poco margen para completar otras actividades. Los programas de facturación están diseñados para automatizar la emisión de una factura, ahorrando esfuerzo y tiempo.
Al reducir al mínimo la intervención del personal y agilizar el llenado de datos, procesos como el envío y seguimiento se completarán rápidamente. Podrás hacer un manejo óptimo de las cobranzas con programa de facturación. Tareas como el monitoreo de facturas vencidas, envíos de recordatorios, emisión de facturas frecuentes y la misma edición de información se hará en cuestión de minutos.
Además, hay que resaltar que los programas de facturación también tienen un impacto positivo en el rendimiento económico. Al conocer cuáles productos tienen más salida, cuáles son los clientes que pagan a tiempo y mayor monto de facturación generan, tienes la oportunidad de tomar importantes decisiones de negocio.
3. Evitar errores de facturación
Hacer una factura manual es propiciar los errores y cuando la misma se emite al momento del pedido, las probabilidades de fallos se incrementan. Por ejemplo, al ingresar mal el número de identificación, los datos fiscales o domicilio del cliente, las especificaciones de su compra, monto a cobrar o cualquier otra información que sea pertinente.
En cambio, con un programa de facturación se agilizarán la toma de pedidos y las facturas serán emitidas sin errores y por una fracción del tiempo del que gastabas en el proceso, antes de la implementación de la herramienta.
4. Personalización de los formatos de las facturas
Al utilizar los distintos formatos o plantillas de tu programa de facturación, elevarás la calidad de la imagen de tu negocio y enviarás a tu cliente documentos personalizados. Ya sea que necesites cambiar los colores o enviar la factura con un mensaje personalizado, una aclaratoria o agradecimiento especial. Todo eso podrás hacerlo sin que te cueste más dinero o tiempo, las funciones de personalización de plantilla son fáciles de emplear.
Además, imagina que has renovado tu identidad de marca, con el programa podrás actualizar el diseño en segundos; mientras que con las facturas en papel es imposible y perderías dinero con los talonarios ya impresos.
5. Facturación remota
Tu programa será accesible desde donde lo necesites. Por lo tanto, no necesitas estar en un lugar en específico para enviar una factura y tu cliente la recibirá, sin importar donde se encuentre. En general, tu control sobre la cobranza será más eficiente, ya que podrás supervisar el desempeño global de la empresa verificando reportes y gráficos de facturación. Conocerás cuando hay cambios en tus proveedores y clientes, anticipándote a problemas u oportunidades.
6. Mejora tu servicio al cliente
Al integrar un programa de facturación a tu negocio, darás a tu equipo un recurso valioso para elevar la calidad de la experiencia de compra de tu cliente. Rapidez, orden y personalización son los aspectos que harán que tu negocio destaque y se gane la lealtad de los consumidores.
Bitrix24, un CRM con facturación novedosa
Todos los beneficios mencionados los tienes con el módulo de contabilidad automatizada de Bitrix24. Este programa cuenta con una suite completa de herramientas para la administración de ingresos y egresos, flujos de efectivo y ventas.
La facturación se automatiza y sincroniza con el número de registro de empresas IVA, datos de identificación fiscal, direcciones y cuentas bancarias, números de enrutamiento y mucho más. Verás lo sencillo que es emitir una factura una vez has concretado un pedido.
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